Uma das condições exigidas para regularização da instituição de ensino é a existência de arquivo onde devem ser guardados os documentos relativos à vida escolar individual de cada aluno e o coletivo do estabelecimento de ensino. De acordo com o uso e frequência, os documentos devem ser organizados em arquivo dinâmico ou estático. Alguns dos documentos que devem ser guardados no arquivo dinâmico são