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As afirmações que se seguem foram retiradas de um diagnóstico de situação arquivística.
Os documentos foram transferidos para os depósitos de massas documentais aparentemente sem nenhum critério técnico;
grande parte dos documentos possui prazo de guarda longo; os documentos em suporte papel encontram-se armazenados em grandes caixas de papelão, umas sobre as outras; há documentos não arquivísticos misturados com documentos arquivísticos nos depósitos de documentos.
A existência de documentos com longos prazos de guarda possibilita a reformatação de suportes.