A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedientes oficiais decorre, de um lado, do caráter público desses atos e comunicações e de outro, de sua finalidade, caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos e entidades públicos, sendo mais claro possível, com linguagem coloquial.