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A rotina de um recepcionista abraça uma série de funções como prestar informações sobre os horários de atendimento, indicando locais e acompanhando, quando necessário, as pessoas interessadas; atender o telefone, quando necessário; preencher quadros de controles e orientação; executar, sob supervisão direta, tarefas simples de apoio administrativo; manter o local de trabalho limpo e organizado; executar outras tarefas afins.
Dentre eles, se faz necessário o conhecimento das correspondências oficiais. Sendo assim, qual a denominação do documento assinado por servidor em virtude de seu cargo ou função exercida. A ideia é declarar algum fato a favor da pessoa declarada. Um exemplo disso é fornecer a declaração de que um indivíduo realizou certas atividades em um período x: