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Organizar uma viagem requer atenção por parte do profissional de secretariado a detalhes de suma importância. Qualquer falha ou esquecimento pode comprometer seriamente o seu sucesso. Para tanto, é necessário ter em mãos o maior número possível de informações, de modo a planejar eficazmente cada passo da viagem, para que resulte em metas atingidas tanto para seu gestor quanto para seu departamento. O planejamento deve começar pelo histórico da viagem, no qual devem constar: