A avaliação visa determinar os prazos de guarda e definir quais documentos poderão ser eliminados ou deverão ser preserv...

Nem os princípios arquivísticos, nem a legislação brasileira acerca de arquivos mencionam os documentos eletrônicos, por isso eles não são considerados documentos de arquivo e podem ser eliminados (deletados) a qualquer momento, sem necessidade de qualquer autorização.

A tabela de temporalidade resulta do processo de avaliação de documentos e deve apresentar, no mínimo, as seguintes informações: identificação dos documentos ou conjuntos documentais produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, prazos de guarda e destinação final — eliminação ou guarda permanente.

Os funcionários de cada setor administrativo de um órgão público são responsáveis por fazer a avaliação dos documentos ali produzidos, a fim de se criar uma tabela de temporalidade própria para o setor.

Ao receber um documento cujo trâmite já está encerrado, o servidor deve consultar a tabela de temporalidade para verificar se ele será destinado ao arquivo ou à eliminação. Caso conste na tabela que esse documento está destinado à eliminação, o servidor deve triturá-lo imediatamente, em equipamento apropriado.

Caso um documento não conste na tabela de temporalidade, ou apareça como permanente, somente poderá ser eliminado após consulta à chefia do setor, que, se for o caso, deverá proceder à autorização, por escrito.