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A elaboração dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva, partindo do geral para o específico. Essa orientação deve-se ao fato de que é necessário fornecer ao usuário, antes de qualquer particularidade, uma visão geral dos fundos do arquivo, seus serviços e possibilidades de acesso. Sendo assim, um Técnico de Arquivo, ao participar do planejamento de uma política de descrição documental, deve ter em mente que o primeiro instrumento de pesquisa a ser criado é o